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Gestão Ecológica de Documentos

Gestão Ecológica de DocumentosA WINSDATA® tem ajudado as grandes corporações na Organização de Acervo de Documentos e Conteúdos, aplicando uma solução inovadora, denominada Digitalização Registrada de Documentos, trasladando o documento original (suporte em papel) para um documento digital autêntico trasladado (PDF com validade jurídica), armazenando-os na Custódia Digital de Documentos Eletrônicos (modalidade de SaaS – Software como Serviço).

Essa solução de Digitalização Registrada de Documentos, que permite o descarte do meio físico papel, é uma poderosa ferramenta para um projeto de Sustentabilidade de processos e foi batizado no mercado como a Gestão Ecológica de Documentos.

Quais os benefícios da Gestão Ecológica de Documentos?

  • Melhoria nos processos, redução de custos operacionais, ganho de tempo na recuperação das informações;
  • O documento original autêntico trasladado é guardado de forma permanente pelos Cartórios de Títulos e Documentos (RTD);
  • A redução na geração de documentos papel;
  • A diminuição do espaço físico nas instalações das empresas;
  • A economia de tempo, de papel e preservação do meio ambiente.

Como ajudamos os clientes na implantação da Gestão Ecológica de Documentos?
As grandes corporações gastam muito dinheiro com gestão do acervo de documentos em papel (guarda e movimentação). Nós elaboramos um Business Case baseado nas informações do cenário atual da gestão de documentos não estruturados (documentos em papel), projetando o novo cenário, redirecionando os atuais recursos financeiros, viabilizando os projetos com a comprovação do Retorno sobre Investimentos (ROI).

Quais as diferenças desse serviço em relação a outros softwares?
A plataforma de Gestão Ecológica de Documentos é uma solução que possibilita o descarte do suporte físico (papel).

O que é e como funciona a gestão ecológica de documentos?

Gestão ecológica de documentos é o nome dado a uma solução chamada Digitalização Registrada de Documentos, criada pela empresa Winsdata. Em termos gerais, consiste na transferência de documentos em suporte de papel em documentos originais eletrônicos (PDF) com validade jurídica, sendo armazenados em custódia digital de documentos eletrônicos, ou seja, em modalidade Saas, um software criado para esse serviço. A solução de custódia digital trabalha com formatos de arquivos eletrônicos: documentos, imagens e mídias. Usando esse modelo, as empresas conseguem economizar e ainda assume uma postura sustentável, já que diminuem drasticamente a utilização de papel.

Além disso, o pagamento do software desse serviço é mensal e a manutenção e suporte estão inclusos, funcionando diariamente. O tempo para o início do serviço também é diferente. Afinal, a instalação do software de custódia digital de documentos eletrônicos é de aproximadamente duas semanas. Entre as vantagens está que o Retorno para Investimento (ROI) é obtido, no mínimo, em seis meses. É ideal para as organizações que buscam sustentabilidade e agilidade nos processos. Na verdade, atualmente, todas as entidades necessitam ter seus documentos também em formato eletrônico. Portanto, a gestão ecológica de documentos é aconselhável a todas as empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte.

Diferenciais da gestão ecológica de documentos

A gestão ecológica de documentos tem vários benefícios em relação ao formato físico tradicional. Entre eles estão a diminuição de despesas com transporte, logística, manuseio, armazenamento, cartório e pessoas, economia no uso de papel, potencialização das atividades operacionais dos setores de recursos humanos, financeiro e administrativo, rapidez e facilidade no acesso às informações documentadas, bem como é possível evitar a perda e/ou desaparecimento do documento.

Esse serviço digital também oferece ao cliente uma oportunidade de obter uma solução eficiente com menor custo. Afinal, com a gestão ecológica de documentos não é preciso investimento em infraestrutura de TI. Por outro lado, no formato tradicional, as empresas precisavam ter um servidor robusto, adquirir licenças do software, contratar serviços de instalação, configuração, customização e treinamento, assim como serviço de manutenção. Ou seja, um alto custo operacional e de software.

Além dessa economia, existem outras vantagens da gestão ecológica de documentos, como: aprimoramento dos processos, ganho de tempo na recuperação de dados e informações; segurança dos dados, pois o documento original autêntico trasladado é armazenado de forma permanente pelos Cartórios de Títulos e Documentos (RTD); diminuição na geração de documentos papel; redução do espaço físico nas instalações das empresas; e, é claro, economiza-se tempo, papel e a empresa ajuda na preservação do meio ambiente.

Fale com nossos especialistas em Gestão Ecológica de Documento

Investir em digitalização registrada de documentos é uma das melhores soluções empresariais para dar agilidade, sustentabilidade e sistematização com segurança aos dados de sua organização. Por isso, se sua empresa se identificou com essa solução e busca mais informações sobre a gestão ecológica de documento ou tem alguma dúvida sobre o assunto, entre em contato com nossos especialistas. Pois eles poderão te dar todas as explicações e responder seus questionamentos.

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