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Custódia Digital MOBIDATA®

Custódia Digital MOBIDATA®Pensando em inovação e atualização tecnológica, pela expertise em Gestão de Documentos, a WINSDATA® traz mais uma novidade para o mercado: a Custódia Digital de Documentos Eletrônicos MOBIDATA®, que permite que as empresas tenham o controle e gestão de todo o conteúdo digital, de forma mais ágil e segura, com controle de acesso aos seus documentos, qualquer hora e em qualquer lugar.

E não paramos aí, ajudamos as empresas com o legado de documentos em papel, transformando esse legado em arquivos eletrônicos com validade jurídica, armazenando-os dentro da nossa Custódia Digital MOBIDATA®.

Com esse repositório online de todos os arquivos eletrônicos, podemos centralizar todo o conteúdo digital corporativo, por exemplo: na área de Marketing, pode armazenar todo o conteúdo das campanhas publicitárias, os folders, os vídeos, as mídias, etc.

Na área de Recursos Humanos: fornecemos o Prontuário Eletrônico de Funcionários com documentos eletrônicos com validade legal, permitindo o descarte do meio físico (papel).

Pensando na capacitação profissional dos seus colaborados, podemos ainda auxiliar em treinamentos à distância.

  • Na área Comercial: Propostas e Contratos.
  • Na área Jurídica: Contratos e Processos.
  • Na área Contábil / Fiscal: Notas Fiscais, Conhecimentos de Transporte, Livros Contábeis e Fiscais.
  • Na área de Tecnologia: os mais diversos formatos de arquivos, inclusive os emails.

 

O que é e uma Custódia Digital MOBIDATA?

Hoje em dia as empresas têm muitos e muitos documentos e precisam de uma maneira mais eficaz e prática para guardá-los sem misturar, confundir ou, até mesmo, sem correr o risco de perdê-los ao acaso. Por isso, atualmente, muitas empresas fazem uso de um sistema que se chama Custódia Digital.

Custódia Digital é um serviço eletrônico baseado justamente na custódia de arquivos e documentos eletrônicos. Esse serviço pode ser feito por meio da internet e integrar-se com diferentes aplicações na empresa pelo serviço de web. Orientada para a custódia da nota fiscal eletrônica, embora tenha sido usado na securitização de arquivos que precisam ser armazenados ou regulamentos de especificação, ou simplesmente para permitir que outros usuários (clientes, por exemplo) possam visualizar ou baixar os arquivos.

Os documentos armazenados podem levar uma espécie de etiqueta assim que o arquivo for adicionado à plataforma e tem um registro desta garantia não foi modificado. Esta plataforma permite que diferentes perfis de usuário para gerenciar permissões de carga e vista de arquivos, como acessar a partir de qualquer ligar através da internet, integrar com outras aplicações empresariais, tornar mais seguro o download de documentos no sistema, permitir licenças corporativas além de, claro, armazenar documentos em uma plataforma segura.

Como funciona uma Custódia Digital MOBIDATA?

A MOBIDATA é uma empresa que faz esse tipo de Custódia Digital. Seu funcionamento acontece de maneira repositória online. A empresa fica responsável por fazer essa parte, transformando o documento em papel em digitalizações, nisso insere nessa plataforma que só a empresa tem acesso, além disso, esses arquivos eletrônicos têm validade jurídica e é totalmente seguro.

Todos os departamentos da empresa podem usufruir da Custódia Digital, pois é um repositório online de todos os arquivos eletrônicos, podemos centralizar todo o conteúdo digital corporativo, por exemplo: o marketing consegue guardar tudo sobre as campanhas que fez para a empresas, as peças publicitárias, folders etc. O RH consegue fornecer prontuário eletrônico dos funcionários além de ter validade real e legal. Os documentos da empresa, de qualquer área que seja, podem ficar lá guardados e seguros por um longo período de tempo, sem perder a validade nem mesmo rasgar ou sumir. Esse é o grande diferencial de ter um arquivo comum em cada setor e ter um arquivo em Custódia Digital. Funciona de maneira prática e a empresa contratada é que precisa se preocupar em cuidar disso. A empresa que receberá esse serviço precisa apenas contratar a empresa prestadora. Além disso, a Custódia Digital preserva o meio ambiente, com menos descarte de papel físico por cada empresa, e isso pode chegar a toneladas em uma cidade grande pelo mundo.

A empresa que presta esse tipo de serviço tem uma equipe especializada e altamente treinada para atender qualquer dúvida que qualquer empresa tenha sobre seu arquivo digital em diversas áreas, principalmente nas seguintes:

  • Na área Contábil / Fiscal: notas fiscais, conhecimentos de transporte, livros contábeis e fiscais.
  • Na área de TI – Tecnologia da Informação: os mais diversos formatos de arquivos, inclusive os emails.
  • Na área jurídica: contratos e processos.
  • Na área comercial: propostas e contratos.
  • Dentre outros.

Fale com nossos especialistas em Custódia Digital MOBIDATA

Quem utiliza ou quer utilizar esse serviço de Custódia Digital no seu dia a dia pode entrar em contato com nossos especialistas. Eles estarão dispostos e disponíveis a lhe ajudar no que for preciso para que haja um melhor esclarecimento sobre como funciona todo serviço prestado. Além disso, acompanhe sempre as novidades em nossas mídias sobre todas as formas de melhorar a gestão de documentos.

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